Policy utilizzo social Asl Roma
La ASL Roma 4 utilizza i social media per informare, comunicare, ascoltare e dare accesso ai servizi. La Social Media Policy è l’insieme delle norme di comportamento, che si pone l’obiettivo di regolare una serie di aspetti legati ai Social Network Site della ASL Roma 4.
Tali aspetti possono essere applicati sia nei confronti dei dipendenti dell’azienda (si parla quindi di “policy interna”), sia verso gli utenti dell’azienda stessa (si parla di “policy esterna”).
La social media policy esterna contiene le informazioni rivolte agli utenti circa le finalità, le tipologie di contenuti e i comportamenti consentiti sulle pagine/profili istituzionali creati.
La social media policy interna individua le principali norme di comportamento che i dipendenti della ASL sono tenuti ad osservare nel momento in cui accedono ai social network con i propri account personali.
I Social Network della ASL Roma 4 favoriscono la partecipazione, il confronto e il dialogo con i propri interlocutori. I social sono curati dall'Ufficio Comunicazione Aziendale e nello specifico sono Pagina Facebook, Profilo Twitter, Profilo Instagram, Canale Telegram, Profilo Linkedin. Il Canale You Tube è gestito e curato dai Sistemi Informatici Aziendali.
Sezione 1. Cosa postiamo sui social network
Sezione 2. Moderazione
Sezione 3. Cosa non postiamo
Sezione 4. I social network dove siamo presenti
Sezione 5. Netiquette
Sezione 6. Privacy
Sezione 7. Contatti e suggerimenti
Sezione 1- Cosa postiamo sui social
I contenuti pubblicati comprendono comunicazioni sulle attività e i servizi erogati, comunicati stampa, pubblicazioni e documenti ufficiali, novità normative, informazioni su iniziative ed eventi, immagini e video istituzionali. I canali social della ASL vengono utilizzati inoltre per raccogliere commenti, richieste, domande, critiche e suggerimenti, oltre che per fornire informazioni.
La ASL può condividere e rilanciare contenuti e messaggi di pubblico interesse e utilità realizzate da soggetti terzi, verificandone l’attendibilità della fonte, senza tuttavia certificarne i contenuti.
I canali social della ASL producono propri contenuti testuali, fotografie, infografiche, video e altri materiali multimediali che sono da considerarsi in licenza Creative Commons CC BYND 3.0, possono essere riprodotti liberamente, ma devono sempre essere accreditati al canale originale di riferimento.
L’eventuale presenza di spazi pubblicitari nei canali social utilizzati dalla ASL non sono sotto il controllo dell’Amministrazione, ma gestiti in autonomia dal social network.
Sezione 2. Moderazione
I canali social della ASL vengono moderati in orari di ufficio. Ogni richiesta viene monitorata e presa in carico.
La moderazione da parte dell’Amministrazione all’interno dei propri spazi avviene a posteriori, ovvero in un momento successivo alla pubblicazione, ed è finalizzata unicamente al contenimento di eventuali comportamenti contrari alle norme d’uso.
I tempi di risposta variano in base alla tipologia della richiesta. L’obiettivo è di rispondere alle richieste dei cittadini ogni volta che sia possibile o di indirizzare agli uffici competenti per fornire la risposta più pertinente, o di segnalare link a documenti che riteniamo utili a fornire una risposta nel più breve tempo possibile.
Non tutto può essere risolto attraverso i canali social, ma sarà fatto il possibile per indicare le soluzioni migliori.
Le pagine e gli account della Asl Roma 4 non sono canali per raccogliere segnalazioni o reclami specifici, che invece vanno indirizzati all’Ufficio Relazioni con il Pubblico o al protocollo aziendale.
La ASL non risponde a messaggi su proposte, programmi, prese di posizione di movimenti e partiti politici.
I canali social non possono essere utilizzati per pubblicare post e commenti/contenuti che siano discriminatori o offensivi nei confronti di altri utenti, presenti o meno alla discussione, di enti, associazioni, aziende o di chi gestisce e modera i canali social, per nessuna ragione.
Non saranno tollerati insulti, turpiloquio, minacce o atteggiamenti che ledano la dignità personale, i diritti delle minoranze e dei minori, i principi di libertà e uguaglianza.
In ogni caso, saranno rimossi dall’amministratore tutti i post, i commenti o i materiali multimediali che:
hanno un contenuto politico/propagandistico;
mirano a promuovere attività commerciali e con finalità di lucro;
presentano un linguaggio inappropriato e/o un tono minaccioso, violento, volgare o irrispettoso;
presentano contenuti illeciti o di incitamento a compiere attività illecite;
hanno contenuti offensivi, ingannevoli, allarmistici, o in violazione di diritti di terzi;
divulgano dati e informazioni personali o che possono cagionare danni o ledere la reputazione a terzi;
presentano contenuti a carattere osceno, pornografico o pedopornografico, o tale da offendere la morale comune e la sensibilità degli utenti;
hanno un contenuto discriminatorio per genere, razza, etnia, lingua, credo religioso, opinioni politiche, orientamento sessuale, età, condizioni personali e sociali;
promuovono o sostengono attività illegali, che violano il copyright o che utilizzano in modo improprio un marchio registrato;
contenuti classificabili come spam.
La ASL si riserva il diritto di rimuovere qualsiasi contenuto che venga ritenuto in violazione di questa social media policy o di qualsiasi legge applicabile. Per chi dovesse violare queste condizioni o quelle contenute nelle policy degli strumenti adottati ci si riserva il diritto di usare il ban o il blocco per impedire ulteriori interventi e di segnalare l'utente ai responsabili della piattaforma ed eventualmente alle forze dell'ordine preposte.
Sezione 3. Cosa non postiamo
In nessuno spazio digitale pubblico della ASL verranno trattati casi medici specifici o personali: questo tipo di informazioni è altamente riservato, e va discusso solo in privato con il personale sanitario;
Informazioni su tematiche oggetto di controversie legali o su affermazioni che potrebbero essere utilizzate contro l’Azienda;
Informazioni riservate, come la corrispondenza interna, informazioni di terze parti (a titolo esemplificativo non esaustivo istituzioni, utenti, stakeholder, etc…) o informazioni su attività lavorative,
servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti;
Informazioni personali e dati sensibili.
Sezione 4. I social network dove siamo presenti
Il profilo Twitter della ASL Roma 4
https://twitter.com/aslromaquattro
La ASL non utilizza alcun meccanismo di pubblicazione automatica per diffondere contenuti su Twitter,
Seguendo @ASLRoma4 ci si può aspettare di leggere regolarmente tweet riguardanti:
Notizie, foto, video e comunicati stampa sulle attività della ASL;
discorsi e dichiarazioni del Direttore Generale, dei Dirigenti Apicali e delle Istituzioni che collaborano con l’Azienda e degli operatori che collaborano con la ASL Roma 4;
retweet di informazioni pubblicate dalla Regione Lazio, Governo e Ministeri, da altre Aziende Sanitarie;
segnalazioni di articoli sulle attività del ASL;
resoconti di attività in corso di svolgimento.
La decisione di seguire un altro profilo Twitter non implica alcun tipo di approvazione sui contenuti che vi sono postati. Eventuali profili twitter del personale sono gestiti esclusivamente a titolo personale in totale autonomia. Ciascun utente si assume la responsabilità del proprio comportamento e si esprime a titolo personale, secondo le indicazioni della social media policy interna.
Messaggi diretti
Esaminiamo tutte le menzioni che riceviamo tempestivamente. La brevità imposta dal formato di comunicazione di Twitter rende però difficile fornire una risposta completa e utile, pertanto quando possibile segnaliamo link a documenti che riteniamo utili a fornire una risposta.
La funzionalità "messaggi diretti" non è utilizzata per rispondere agli utenti. Per segnalazioni e richieste articolate si consiglia di usare le risorse indicate nella pagina dei contatti del sito.
Pagina Facebook della ASL Roma 4
La pagina è raggiungibile al link https://www.facebook.com/ASLRomaquattro/
La ASL non utilizza alcun meccanismo di pubblicazione automatica per diffondere contenuti su Facebook, usa tuttavia uno strumento di programmazione dei post necessario a una gestione migliore della pagina.
Sulla pagina vengono pubblicati:
Notizie, foto, video e comunicati stampa sulle attività della ASL;
discorsi e dichiarazioni del Direttore Generale, dei Dirigenti Apicali e delle Istituzioni che collaborano con l’Azienda e degli operatori che collaborano con la ASL Roma 4;
condivisioni di informazioni pubblicate dalla Regione Lazio, Governo e Ministeri, da altre Aziende Sanitarie;
segnalazioni di articoli sulle attività del ASL;
resoconti di attività in corso di svolgimento.
La decisione di seguire altre pagine non implica alcun tipo di approvazione sui contenuti che vi sono postati. Eventuali profili facebook del personale sono gestiti esclusivamente a titolo personale in totale autonomia. Ciascun utente si assume la responsabilità del proprio comportamento e si esprime a titolo personale, secondo le indicazioni della social media policy interna.
Messaggi diretti
Esaminiamo tutte i messaggi che riceviamo, quando possibile segnaliamo link a documenti che riteniamo utili a fornire una risposta. Per segnalazioni e richieste articolate ci confrontiamo direttamente con il servizio di riferimento.
Il profilo Instagram della ASL Roma 4
Il profilo Instagram è raggiungibile al seguente link: https://www.instagram.com/aslroma_4/
La ASL non utilizza alcun meccanismo di pubblicazione automatica per diffondere contenuti su Instagram, usa tuttavia uno strumento di programmazione dei post utile quando necessario a una migliore gestione del profilo.
Seguendo aslroma4 ci si può aspettare di trovare regolarmente photosharing riguardanti:
Notizie, foto, video e informazioni sulle attività della ASL;
discorsi e dichiarazioni del Direttore Generale, dei Dirigenti Apicali e delle Istituzioni che collaborano con l’Azienda e degli operatori che collaborano con la ASL Roma 4;
repost di informazioni pubblicate dalla Regione Lazio, Governo e Ministeri, da altre Aziende Sanitarie;
segnalazioni di articoli sulle attività del ASL;
resoconti di attività in corso di svolgimento.
La decisione di seguire un altro profilo Instagram non implica alcun tipo di approvazione sui contenuti che vi sono postati. Eventuali profili Instagram del personale sono gestiti esclusivamente a titolo personale in totale autonomia. Ciascun utente si assume la responsabilità del proprio comportamento e si esprime a titolo personale, secondo le indicazioni della social media policy interna.
Messaggi diretti
Esaminiamo tutte le menzioni che riceviamo tempestivamente. La brevità imposta dal formato di comunicazione di Instagram rende però difficile fornire una risposta completa e utile, pertanto quando possibile segnaliamo link a documenti che riteniamo utili a fornire una risposta.
La funzionalità "messaggi diretti" non è utilizzata per rispondere agli utenti. Per segnalazioni e richieste articolate si consiglia di usare le risorse indicate nella pagina dei contatti del sito.
La pagina aziendale Linkedin della ASL Roma 4
La pagina aziendale Linkedin è raggiungibile al link seguente: https://www.linkedin.com/company/asl-roma-4/
La ASL non utilizza alcun meccanismo di pubblicazione automatica per diffondere contenuti su Linkedin. Seguendo il profilo Linkedin ci si può aspettare di leggere regolarmente post riguardanti:
Notizie, foto, video e informazioni sulle attività della ASL;
discorsi e dichiarazioni del Direttore Generale, dei Dirigenti Apicali e delle Istituzioni che collaborano con l’Azienda e degli operatori che collaborano con la ASL Roma 4;
repost di informazioni pubblicate dalla Regione Lazio, Governo e Ministeri, da altre Aziende Sanitarie;
segnalazioni di articoli sulle attività del ASL;
resoconti di attività in corso di svolgimento.
La decisione di seguire un altro profilo o pagina Linkedin non implica alcun tipo di approvazione sui contenuti che vi sono postati. Eventuali profili Linkedin del personale aziendale sono gestiti esclusivamente a titolo personale in totale autonomia. Ciascun utente si assume la responsabilità del proprio comportamento e si esprime a titolo personale, secondo le indicazioni della social media policy interna.
Messaggi diretti
Esaminiamo tutte le menzioni che riceviamo tempestivamente. Quando possibile segnaliamo link a documenti che riteniamo utili a fornire una risposta. La funzionalità "messaggi diretti" non è utilizzata per rispondere agli utenti. Per segnalazioni e richieste articolate si consiglia di usare le risorse indicate nella pagina dei contatti del sito.
Il canale YouTube della ASL Roma 4
Il canale pubblica i video di conferenze stampa, eventi, interviste, videomessaggi prodotti ad hoc per la fruizione in rete, campagne di comunicazione istituzionale, che vengono condivisi anche su altri social network. Il canale You Tube è l’unico social che è gestito direttamente dai sistemi informatici dell’azienda. .
Sezione 5. Netiquette
Le "regole di conversazione" (Netiquette) con i nostri interlocutori in rete. Qualsiasi interlocutore è responsabile dei messaggi che invia, dei contenuti che pubblica e delle opinioni che esprime. Non saranno comunque tollerati insulti, volgarità, offese, minacce, e in generale, atteggiamenti violenti.
A tutti si chiede di esporre la propria opinione con correttezza e misura e di rispettare le opinioni altrui.
L'interesse pubblico degli argomenti è un requisito essenziale: non è possibile utilizzare questi spazi per affrontare casi personali.
Non è tollerata alcuna forma di pubblicità, spam o promozione di interessi privati o di attività illegali.
Nei social network i contenuti pubblicati devono rispettare la privacy delle persone. Vanno evitati riferimenti a fatti o a dettagli privi di rilevanza pubblica, atteggiamenti violenti, offensivi o discriminatori rispetto al genere, orientamento sessuale, età, religione, convinzioni personali, orientamenti politici, origini etniche, disabilità. Va altresì evitata la pubblicazione di dati personali (caselle email, numeri di telefono, numeri di conto corrente, indirizzi), in caso contrario i contenuti postati saranno rimossi per tutelare le persone interessate. Non sono ammessi contenuti che violino il diritto d’autore né l’utilizzo non autorizzato di marchi registrati.
Sezione 6. Privacy
Il trattamento dei dati personali degli utenti segue le policy in uso nelle diverse piattaforme utilizzate. In ogni caso i dati sensibili contenuti in commenti o interventi all’interno dei profili social attivati dalla ASL verranno rimossi. I dati condivisi dagli utenti attraverso eventuali messaggi privati spediti direttamente alla struttura che gestisce i profili social saranno trattati nel rispetto del D. Lgs. n. 196/2003 e conservati esclusivamente per il tempo necessario allo svolgimento del servizio richiesto dall’Utente.
Sezione 7. Contatti e suggerimenti
Gli utenti possono rivolgere le loro segnalazioni (ad esempio abusi o violazioni del copyright) a: ufficio.stampa@aslroma4.it
Eventuali modifiche alle policy saranno comunicate ai proponenti e indicate in nota nel presente documento.
Social media policy interna
Nella social media policy interna sono descritte le principali norme di comportamento che i dipendenti sono tenuti ad osservare quando accedono ai social network (Facebook, Twitter, ecc…) con i loro account personali, nonché alcune precauzioni da adottare nell’uso dei servizi di messaggistica a scopo professionale.
Il personale dipendente della Azienda Sanitaria, nella configurazione, utilizzo e gestione dei propri account privati sui social network è tenuto a rispettare alcune norme di comportamento. Si tratta, in generale, di indicazioni. tese a garantire tanto la salvaguardia dell’Azienda, quanto delle persone che vi lavorano.
Il personale che sceglie di rendere nota la sua attività lavorativa è tenuto a indicare la qualifica rivestita all'interno dell’Azienda, citando inoltre l’account istituzionale della Azienda qualora fosse presente sullo stesso social network, specificando che le opinioni espresse hanno carattere personale e non impegnano in alcun modo la responsabilità dell’Azienda.
Il personale può liberamente condividere sui propri profili privati i contenuti diffusi dai canali social della ASL: informazioni su iniziative, progetti, campagne, video, immagini e/o infografiche.
Allo stesso tempo è tenuto ad osservare un comportamento pubblico rispettoso dell’organizzazione presso cui lavora, conformemente a quanto disposto nel D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, D.P.R. 16 Apr. 2013 n. 62 “Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici”
Nello specifico:
non può trattare sui social network casi medici specifici o personali, né può divulgare attraverso essi informazioni riservate, come la corrispondenza interna, informazioni di terze parti di cui è a conoscenza (ad esempio partner, istituzioni, utenti, stakeholder, etc…) o informazioni su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti interessate;
fermo restando il corretto esercizio delle libertà sindacali e del diritto di critica, deve astenersi dalla trasmissione e diffusione, mediante qualsivoglia strumento ovvero canale di comunicazione a sua disposizione, di messaggi minatori ovvero ingiuriosi, commenti e dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti dell'Azienda, riferiti alle attività istituzionali e, più in generale, al suo operato, che per le forme e i contenuti possano comunque nuocere alla ASL, ledendone l'immagine o il prestigio o compromettendone l'efficienza;
deve rispettare la privacy dei colleghi, evitando riferimenti al lavoro che stanno seguendo o in generale all’attività svolta nell’ambito del ASL, fatte salve le informazioni di dominio pubblico;
ad eccezione di eventi pubblici che si svolgono presso la sede di lavoro non può divulgare foto, video, o altro materiale multimediale, che riprenda locali aziendali e personale senza l’esplicita autorizzazione delle strutture e delle persone coinvolte;
non può aprire blog, pagine o altri canali a nome della ASL o che trattino argomenti riferiti all’attività istituzionale dell’Azienda, senza autorizzazione preventiva;
non può utilizzare il logo o l’immagine della ASL su account personali.
Apertura account da parte di singoli Servizi aziendali
Qualora un singolo Servizio aziendale voglia ottenere un account per la gestione di un social network con finalità istituzionali dovrà inoltrare formale richiesta alla Direzione Generale specificando:
Obiettivi
Modalità
Tempi
Ruoli e responsabilità nella gestione
Contenuti
La funzione Comunicazione procederà alla valutazione della richiesta e inoltrerà la stessa, corredata di parere, alla Direzione Generale per l’autorizzazione, mantenendo una costante supervisione sull’attività, se approvata.
I contenuti informativi dovranno comunque rispettare quanto disposto nel presente Regolamento e dovranno, comunque, rispondere alle seguenti caratteristiche di qualità:
Pertinenza: attinenti alla tematica specifica per cui l’account è stato previsto
Validità scientifica e documentazione: le informazioni debbono essere fornite da professionisti qualificati ed essere scientificamente giustificate da prove adeguate, con una chiara attribuzione delle fonti scientifiche di riferimento e del loro aggiornamento;
Trasparenza: i contenuti debbono essere più chiari possibile, fornendo un indirizzo e-mail al quale gli utilizzatori possono chiedere ulteriori dettagli o supporto;
Complementarietà: i contenuti debbono essere destinati ad incoraggiare, e non a sostituire, le relazioni esistenti tra paziente e medico, utenti e personale sanitario, ecc.
Uso di sistemi di messaggistica nell’ambito del processo diagnostico
Riguardo all’utilizzo dei sistemi di messaggistica (WhatsApp, Facebook Messenger, Skype ecc), si ricorda che le informazioni scambiate con tali sistemi sono assimilabili a quelle trasmesse tramite una normale telefonata, così come la trasmissione di immagini e dati (immagini diagnostiche, refertazioni, ecc.) non è da considerarsi affidabile, in quanto non è tracciabile e non garantisce la sicurezza dei dati sensibili del paziente stesso.
L’uso di tali strumenti nell’ambito del processo diagnostico è quindi sconsigliato, deve limitarsi a casi di assoluta necessità e, comunque, se si sceglie di ricorrere a tali sistemi, lo si fa sotto la propria responsabilità.
